Outsourcing là gì? Lợi thế và các thách thức trong thời đại mới

Trong thế giới kinh doanh hiện đại, từ khóa “Outsourcing là gì” ngày càng trở nên phổ biến. Nhưng không phải ai cũng hiểu rõ khái niệm này và biết cách vận dụng nó một cách linh hoạt. Outsourcing, một thuật ngữ có thể gây nhầm lẫn cho nhiều người khi lần đầu tiếp xúc. Tuy nhiên, khi hiểu rõ, bạn sẽ nhận ra đây là một chiến lược kinh doanh hết sức thông minh và hiệu quả mà doanh nghiệp nên tận dụng.

Outsourcing không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực mà còn mang lại nhiều lợi ích khác mà bạn có thể chưa từng nghĩ tới. Để hiểu rõ hơn về Outsourcing là gì, hãy cùng chúng tôi đi sâu vào phân tích chi tiết trong bài viết sau.

Khái niệm Outsourcing là gì?

Outsourcing, hay còn được gọi là thuê ngoài, là một quy trình trong đó một tổ chức hoặc doanh nghiệp thuê một công ty hoặc cá nhân bên ngoài để thực hiện các công việc cụ thể, thay vì sử dụng nhân viên nội bộ.

Định nghĩa Outsourcing là gì

Outsourcing có thể được áp dụng cho nhiều lĩnh vực khác nhau, từ quản lý nhân sự, sản xuất, đến công nghệ thông tin. Trong ngữ cảnh của công nghệ thông tin, outsourcing có thể bao gồm việc thuê các dịch vụ liên quan đến IT từ bên ngoài, như: phát triển phần mềm, quản lý hạ tầng mạng, hoặc hỗ trợ kỹ thuật.

Một số lợi ích chính của việc outsourcing bao gồm tiết kiệm chi phí, tăng cường hiệu suất và kết nối với các chuyên gia công nghệ. Tuy nhiên, việc outsourcing cũng đặt ra một số thách thức, bao gồm việc quản lý dự án hiệu quả, bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ, và duy trì chất lượng dịch vụ.

Trong tương lai, xu hướng outsourcing dự kiến sẽ tiếp tục phát triển với sự tăng cường bảo mật, sử dụng AI và tự động hóa, và tập trung vào dịch vụ chăm sóc khách hàng. Việt Nam, với lượng lớn các kỹ sư phần mềm tài năng và chi phí lao động thấp, đã trở thành một điểm đến lý tưởng cho việc outsource phần mềm.

>>> Xem thêm: Outsource phần mềm: Bí quyết đẩy mạnh hiệu suất kinh doanh

Lịch sử hình thành và phát triển của Outsourcing

Ngược dòng lịch sử, có thể thấy Outsourcing bắt nguồn từ cuộc Cách mạng Công nghiệp vào thế kỷ 18, khi các nhà máy bắt đầu thay đổi cách hoạt động và tìm kiếm nguồn lao động và nguyên liệu. Lịch sử cho thấy, Hoa Kỳ đã outsource và nhập khẩu nguyên liệu giá rẻ từ Ấn Độ để chế biến tại Scotland. Nhờ vậy, việc sản xuất hàng hóa trở nên rẻ hơn trong khi chất lượng vẫn được đảm bảo.

Ý nghĩa của Outsourcing là gì trong dòng chảy lịch sử

Outsourcing vẫn không được chính thức xác định là một chiến lược kinh doanh cho đến năm 1989. Tuy nhiên, hầu hết các tổ chức không tự cung cấp hoàn toàn; họ đã outsource những chức năng mà họ không có năng lực thực hiện từ nội bộ.

Lịch sử của Outsourcing hiện đại, như chúng ta biết, bắt đầu từ cuối thập kỷ 80 và đầu thập kỷ 90. Kể từ đó, nhiều dịch vụ khác nhau như telemarketing, telesales và thậm chí cả cold calling đã được cung cấp dưới dạng dịch vụ outsource.

Với sự phát triển của công nghệ, nhiều loại dịch vụ outsource khác đã xuất hiện. Từ quá trình tuyển dụng (RPO) đến tiếp thị số, các dịch vụ được cung cấp bởi nhiều công ty outsourcing cho danh sách khách hàng của họ.

Outsourcing đã chứng minh được hiệu quả của mình. Thực tế, theo Statista, ngành công nghiệp outsourcing đã tăng lên 92.5 tỷ USD vào năm 2019.

>>> Xem thêm: Viết phần mềm theo yêu cầu

Sự khác biệt giữa Outsourcing và Offshoring

Outsourcing và Offshoring là hai thuật ngữ thường được sử dụng trong kinh doanh, nhưng chúng có những khác biệt quan trọng.

Outsourcing, hay còn được gọi là thuê ngoài, là quá trình mà một tổ chức hoặc doanh nghiệp thuê một công ty hoặc cá nhân bên ngoài để thực hiện các công việc cụ thể, thay vì sử dụng nhân viên nội bộ. Các công ty thường outsource các dịch vụ như IT, quản lý nhân sự, kế toán và tiếp thị.

Offshoring là gì? Sự khác nhau giữa Offshoring và  Outsourcing là gì

Trong khi đó, Offshoring là việc chuyển một phần hoặc toàn bộ hoạt động kinh doanh của một công ty đến một quốc gia khác để tận dụng lợi thế về chi phí lao động rẻ hơn hoặc chất lượng lao động tốt hơn. Offshoring có thể bao gồm cả việc thiết lập một chi nhánh hoặc công ty con ở nước ngoài.

Vì vậy, khác biệt chính giữa Outsourcing và Offshoring là việc Outsourcing không yêu cầu việc di chuyển hoạt động kinh doanh ra khỏi quốc gia, trong khi Offshoring lại yêu cầu điều đó. Tuy nhiên, hai thuật ngữ này không loại trừ nhau và có thể được kết hợp trong một chiến lược kinh doanh, ví dụ như việc outsource các dịch vụ IT đến một công ty ở nước ngoài.

Các lợi ích của Outsourcing với doanh nghiệp

Outsourcing mang đến cho doanh nghiệp nhiều lợi ích lớn, bao gồm:

• Tiết kiệm chi phí: Việc thuê ngoài giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đáng kể bởi vì họ sẽ không cần phải bỏ ra chi phí tuyển dụng, đào tạo mà vẫn có thể hoàn thành tốt các dự án nội bộ.
• Kết nối cùng chuyên gia: Khi thuê ngoài, doanh nghiệp có thể kết nối với một mạng lưới các chuyên gia IT trên toàn thế giới. Họ sẽ giúp doanh nghiệp bạn cập nhật nhiều kỹ năng và kinh nghiệm làm việc phong phú.
• Tăng cường hiệu suất: Thuê ngoài cho phép doanh nghiệp tập trung vào công việc kinh doanh chính mà không làm ảnh hưởng đến các công việc cần đội ngũ IT thực hiện.
• Linh hoạt và thích ứng nhanh chóng: Khi thuê ngoài, doanh nghiệp có thể dễ dàng và nhanh chóng điều chỉnh quy mô dự án hoặc yêu cầu công việc theo nhu cầu kinh doanh.
• Giảm rủi ro: Việc thuê ngoài giúp giảm rủi ro liên quan đến việc phát triển phần mềm, bao gồm rủi ro về chất lượng sản phẩm, rủi ro về thời gian và ngân sách.
• Cập nhật công nghệ mới nhất: Các công ty thuê ngoài luôn đảm bảo việc cập nhật với các công nghệ mới nhất. Điều này giúp doanh nghiệp luôn chủ động tiến lên trong cuộc đua công nghệ.

Các loại hình Outsourcing phổ biến hiện nay

Bên cạnh việc nắm rõ về khái niệm Outsourcing là gì thì chúng ta cũng cần phải nắm được các loại hình Outsourcing phổ biến để có thể ứng dụng cho phù hợp. Outsourcing có nhiều loại hình khác nhau, dựa trên yếu tố như vị trí địa lý, mức độ liên kết giữa các công ty và loại dịch vụ được thuê ngoài. 

Dưới đây là một số loại hình outsourcing phổ biến hiện nay:

• Outsourcing nội địa (Domestic Outsourcing): Đây là hình thức mà một công ty thuê một công ty hoặc cá nhân trong cùng quốc gia để thực hiện các công việc cụ thể.
• Outsourcing nước ngoài (Offshore Outsourcing): Trong trường hợp này, các công việc được giao cho một công ty hoặc cá nhân ở một quốc gia khác. Điều này thường giúp tiết kiệm chi phí do chi phí lao động thấp hơn ở các quốc gia đang phát triển.
• Outsourcing gần (Nearshore Outsourcing): Đây là việc thuê ngoài cho một công ty hoặc cá nhân ở một quốc gia gần hoặc có múi giờ tương tự.
• Outsourcing chức năng kinh doanh (Business Process Outsourcing - BPO): Đây là việc thuê ngoài toàn bộ hoặc một phần của một quy trình kinh doanh cụ thể, như dịch vụ khách hàng, kế toán, hoặc nhân sự.
• Outsourcing IT (Information Technology Outsourcing - ITO): Trong hình thức này, các dịch vụ liên quan đến công nghệ thông tin, như phát triển phần mềm, quản lý hạ tầng IT, hoặc hỗ trợ kỹ thuật, được thuê ngoài.

Thách thức trong việc triển khai Outsourcing trong doanh nghiệp

Việc triển khai outsourcing trong doanh nghiệp không phải lúc nào cũng dễ dàng và mang lại hiệu quả ngay lập tức. Dưới đây là một số thách thức mà doanh nghiệp có thể gặp phải:

• Quản lý dự án: Việc quản lý dự án outsourcing có thể trở nên phức tạp, đặc biệt khi làm việc với các đối tác ở các quốc gia khác nhau với các múi giờ, ngôn ngữ và văn hóa khác nhau.
• Bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ: Khi thuê ngoài, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng quyền sở hữu trí tuệ của họ được bảo vệ. Điều này đòi hỏi việc thiết lập các biện pháp bảo mật và các điều khoản hợp đồng rõ ràng.
• Chất lượng dịch vụ: Việc đảm bảo chất lượng dịch vụ từ các nhà cung cấp dịch vụ thuê ngoài có thể là một thách thức. Doanh nghiệp cần thiết lập các tiêu chuẩn chất lượng và theo dõi chúng một cách chặt chẽ.
• Rủi ro về an ninh: Khi thuê ngoài, doanh nghiệp cần phải đối mặt với rủi ro về an ninh, bao gồm việc bảo vệ dữ liệu và thông tin nhạy cảm.
• Thay đổi yêu cầu kinh doanh: Doanh nghiệp cần linh hoạt để thích ứng với những thay đổi trong yêu cầu kinh doanh, và điều này có thể gây ra khó khăn khi làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ thuê ngoài.

Tiêu chí lựa chọn đối tác Outsourcing đáng tin cậy

Khi lựa chọn một đối tác outsourcing, có một số tiêu chí quan trọng mà doanh nghiệp cần xem xét:

• Kinh nghiệm và chuyên môn: Đối tác outsourcing cần có kinh nghiệm và chuyên môn trong lĩnh vực cần thuê ngoài. Họ cũng cần hiểu rõ về ngành công nghiệp và thị trường của doanh nghiệp.
• Chất lượng dịch vụ: Đối tác outsourcing cần cung cấp dịch vụ chất lượng cao và đáng tin cậy. Điều này có thể được đánh giá thông qua các đánh giá của khách hàng, các dự án đã hoàn thành, và các tiêu chuẩn chất lượng mà họ tuân thủ.
• An ninh thông tin: Đối tác outsourcing cần có các biện pháp bảo mật mạnh mẽ để bảo vệ dữ liệu và thông tin nhạy cảm của doanh nghiệp.
• Khả năng giao tiếp: Đối tác outsourcing cần có khả năng giao tiếp tốt, để họ có thể hiểu rõ yêu cầu của doanh nghiệp và cung cấp phản hồi kịp thời.
• Chi phí: Dù chi phí không phải là yếu tố duy nhất quan trọng, nhưng doanh nghiệp cần đảm bảo rằng giá cả của dịch vụ outsourcing phù hợp với ngân sách của họ. Nhớ rằng, việc lựa chọn đối tác outsourcing phù hợp là quan trọng để đảm bảo thành công của dự án thuê ngoài.

>>> Xem thêm: Chiến lược phát triển thương hiệu bền vững

Qua bài viết, chúng tôi hy vọng bạn đã hiểu rõ hơn về khái niệm Outsourcing là gì và nhận ra tầm quan trọng của nó trong thế giới kinh doanh hiện đại. Hãy tiếp tục theo dõi trang web của chúng tôi để cập nhật thêm nhiều kiến thức và thông tin hữu ích khác về Outsourcing là gì cũng như các xu hướng kinh doanh mới nhất.