Sơ đồ Gantt là gì? Đươc sử dụng ra sao trong quản lý dự án?

Sơ đồ Gantt còn được gọi là sơ đồ ngang Gantt, biểu đồ Gantt hay Gantt Chart, là một loại sơ đồ được sử dụng để trình bày các công việc và sự kiện theo thời gian. Sơ đồ này bao gồm hai phần chính: trục tung thể hiện tên các công việc và trục hoành thể hiện các mốc thời gian cho những công việc đó. Nhờ cách bố trí thông tin đơn giản mà rõ ràng và trực quan, Gantt Chart đã trở thành một công cụ hữu ích để lập kế hoạch, lên timeline thực hiện và quản lý tiến độ dự án. Sơ đồ này được đặt theo tên của Henry Gantt, người đã phát minh ra nó vào những năm đầu thế kỷ 20. Khi nhìn vào một sơ đồ Gantt, bạn có thể dễ dàng nắm bắt được các thông tin của từng công việc và của cả dự án.

>>>> Có thể bạn quan tâm:  Sơ đồ phản hồi 360 độ

Tính năng của sơ đồ Gantt

Sơ đồ ngang Gantt có nhiều tính năng hữu ích giúp quản lý dự án một cách hiệu quả. Tính năng chính của dạng sơ đồ này bao gồm:

Lên kế hoạch: Gantt cho phép người quản lý dự án lên kế hoạch các hoạt động trong dự án một cách chi tiết và rõ ràng. Các hoạt động được biểu diễn bằng các thanh ngang trên sơ đồ, với chiều dài của thanh tương ứng với thời gian thực hiện hoạt động.

Theo dõi tiến độ: Biểu đồ Gantt cung cấp một cái nhìn tổng quan về tiến độ của các hoạt động trong dự án. Người quản lý dự án có thể dễ dàng xác định các hoạt động đã hoàn thành, các hoạt động đang thực hiện và các hoạt động chưa bắt đầu.

Kiểm soát nguồn lực: Gantt Chart giúp người quản lý dự án kiểm soát nguồn lực một cách hiệu quả. Các hoạt động được phân bổ nguồn lực một cách hợp lý, tránh tình trạng thiếu hụt hay lãng phí nguồn lực.

Sơ đồ Gantt Chart là gì

>>>> Xem thêm: Đánh giá 360 độ là gì

Cách lập sơ đồ Gantt để quản lý dự án

Để lập một sơ đồ ngang Gantt để quản lý dự án, bạn cần thực hiện các bước sau:

Chọn phần mềm: Có nhiều phần mềm hỗ trợ lập sơ đồ Gantt, bạn có thể chọn một phần mềm phù hợp với nhu cầu của mình. Một số phần mềm phổ biến bao gồm Microsoft Project, Smartsheet, TeamGantt, v.v.

Tạo dự án: Trong phần mềm, bạn cần tạo một dự án mới và nhập thông tin cơ bản về dự án, bao gồm tên dự án, ngày bắt đầu, ngày kết thúc, v.v.

Thêm các hoạt động: Sau khi tạo dự án, bạn cần thêm các hoạt động vào biểu đồ Gantt. Mỗi hoạt động cần có tên, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc và các thông tin khác.

Liên kết các hoạt động: Các hoạt động trong dự án thường có mối quan hệ với nhau. Bạn cần liên kết các hoạt động với nhau để chỉ ra mối quan hệ giữa chúng. Ví dụ, hoạt động B chỉ có thể bắt đầu khi hoạt động A hoàn thành.

Phân bổ nguồn lực: Sau khi liên kết các hoạt động, bạn cần phân bổ nguồn lực cho từng hoạt động. Nguồn lực có thể bao gồm nhân viên, thiết bị, vật liệu, tài chính, v.v.

Theo dõi tiến độ: Trong quá trình thực hiện dự án, bạn cần theo dõi tiến độ của từng hoạt động và cập nhật thông tin trên Gantt Chart. Điều này giúp bạn có cái nhìn tổng quan về tiến độ của dự án và đưa ra các quyết định phù hợp.

Cách sử dụng sơ đồ Gantt

Để sử dụng sơ đồ ngang Gantt một cách hiệu quả, người quản lý dự án cần thực hiện các bước sau:

Xác định các hoạt động trong dự án: Đây là bước quan trọng nhất khi sử dụng biểu đồ ngang Gantt. Người quản lý dự án cần xác định tất cả các hoạt động cần thực hiện trong dự án, bao gồm cả các hoạt động chính và các hoạt động phụ.

Lên kế hoạch thời gian: Sau khi xác định các hoạt động, người quản lý dự án cần lên kế hoạch thời gian cho từng hoạt động. Thời gian bao gồm thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc của mỗi hoạt động.

Phân bổ nguồn lực: Người quản lý dự án cần phân bổ nguồn lực cho từng hoạt động một cách hợp lý. Nguồn lực có thể bao gồm nhân viên, thiết bị, vật liệu, tài chính, v.v.

Theo dõi tiến độ: Trong quá trình thực hiện dự án, người quản lý dự án cần theo dõi tiến độ của từng hoạt động và cập nhật thông tin trên Gantt Chart. Điều này giúp người quản lý dự án có cái nhìn tổng quan về tiến độ của dự án và đưa ra các quyết định phù hợp.

Dưới đây là một số lưu ý khi sử dụng sơ đồ Gantt:

Khi thiết lập Gantt Chart, bạn cần suy nghĩ về tất cả các nhiệm vụ liên quan đến dự án của mình và chia chúng thành các thành phần có thể quản lý được dễ dàng hơn.

Tiếp đó, bạn cần đưa ra quyết định ai sẽ chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ và ủy quyền cho nhóm.

Gantt có thể được sử dụng để theo dõi hậu cần của một dự án. Đảm bảo rằng một nhiệm vụ mới chỉ có thể bắt đầu sau khi một nhiệm vụ khác được hoàn thành.

>>>> Có thể bạn quan tâm: Hệ thống đánh giá năng lực nhân sự

Sơ đồ ngang Gantt là một công cụ quản lý dự án hữu ích, giúp lập kế hoạch, lên timeline thực hiện và quản lý tiến độ dự án một cách hiệu quả. Với cách bố trí thông tin đơn giản mà rõ ràng, trực quan, sơ đồ Gantt giúp người quản lý dễ dàng nắm bắt được các thông tin của từng đầu công việc và của cả dự án. Chính vì thế, Gantt Chart đã trở thành một công cụ không thể thiếu trong quản lý dự án hiện đại. Để sử dụng biểu đồ Gantt một cách hiệu quả, người quản lý dự án cần xác định các hoạt động trong dự án, lên kế hoạch thời gian, phân bổ nguồn lực và theo dõi tiến độ một cách cẩn thận. Chúc bạn thành công với việc sử dụng sơ đồ Gantt trong quản lý dự án của mình!